ابزار قدرتمند بهره وري
چرا مهندسي ؟ چرا ارزش ؟ و چرا مهندسي ارزش؟چه قرابتي بين مهندسي و ارزش وجود دارد و چه ارتباطي بين مهندسي ارزش و صنعت ديده مي شود؟ واژه هاي مهندسي ،ارزش و صنعت ،روزانه و بارها بر زبان ما جاري مي شوند.امروز ترکيبات مختلفي از واژه هاي مهندسي مانند مهندسي مجدد،مهندسي بازار و غيره کاملاً رايج و معمول است
ودر محاوره و متون علمي ، به فراواني يافت مي شوند.شايد مهندسي به تنهايي يادآور ماشين آلات ، کارخانه ها و به طور کلي صنعت باشد ، اما هيچ گاه انديشيده ايم که مهندسي چه قرابتي با بازار دارد؟براستي معناي مهندسي چيست ؟واژه نامه ها ،مهندسي را به طور کلي ((محاسبه)) مي دانند و مهندس يعني محاسب.پس مهندسي ارزش را مي توان به تعبيري محاسبه ارزش دانست ،اما ارزش در صنعت ،سازمان و پروژه به چه معناست ؟آيا هدف هر توليدي اعم از کالا يا خدمات ،افزودن ارزش و يا به تعبيري ايجاد ارزش افزوده است ؟ اگر در پاسخ مثبت اين سوال اتفاق نظر داشته باشيم ،آنگاه مهندسي ارزش و مفهوم آن رفته رفته پررنگ تر مي شود.
از ديدگاه ((انجمن مهندسي ارزش امريکا)) مهندسي ارزش روشي سيستماتيک با تکنيک هاي مشخص است که کارکرد محصول يا خدمات را شناسايي و براي آنها ،ارزش مالي ايجاد مي کند به نحوي که کارکرد مورد نظر با کمترين هزينه و حفظ قابليت اطمينان و کيفيت مطلوب انجام گيرد به بياني ديگر مي توان گفت: ((مهندسي ارزش ،کوششي سازمان يافته براي تحليل عملکرد سيستم ها ، تجهيزات ،خدمات و موسسات ،به منظور نيل به عملکرد واقعي با کمترين هزينه در طول عمر پروژه است که سازگار با کيفيت و ايمني مورد نظر باشد)).مهندسي ارزش ،روشي بسيار مهم براي مصرف بهينه بودجه تخصيص داده شده است.
ارزش ،عاملي بسيار ساده و در عين حال بسيار پيچيده است زيرا چيزي است که مشتري طلب مي کند.((ميلر و هايمان ))يک پند کليدي ارائه کرده اند ((هيچ کس ،يک محصول را خريداري نمي کند.مشتريان ،هميشه کاري را مي خرند که فکر مي کنند کالا براي آنها انجام خواهدداد.به بيان ديگر ،مردم به صداي باکيفيت اهميت مي دهند.))
تاريخچه مهندسي ارزش
مهندسي ارزش درزمان جنگ جهاني دون و زماني که دست يابي به مواد حياتي دچار مشکل شده بود ، در صنايع مطرح شد.اين مسئله ، به ارائه راهکارهاي جايگزين براي مواد و طرحهاي موجود انجاميد.در ۱۹۴۷ ((لاورنس دي ميلز)) يکي از مهندسان شرکت جنرال الکتريک امريکا ( (GE موارد ممکن را مورد ارزيابي قرار داد.او طرحها و روش هاي متعددي براي مقابله با تغييرات آتي بيان کرد و روش مناسب براي تعيين ارزش يک طرح ارائه داد.به کارگيري اين نظريه در صنايع ،به سرعت در امريکا فراگير شد و به بازگشت عظيم سرمايه انجاميد.ميلز ،اين حرکت را ((آناليز ارزش )) نام نهاد.در اواخر دهه ۶۰،انجمن مهندسي ارزش امريکا بنيان گذاري شد.سپس ،صنايع دفاع ،شرکتهاي ساختماني و مراکز صنعتي ، به تدريج مقرراتي را در ارتباط با الزام در اجراي مهندسي ارزش ،تصويب کردند.در اوائل دهه ۸۰ ،پيشنهاد اجراي مهندسي ارزش در صنايع دفاعي ،مديريت خدمات عمومي ،خدمات پستي و غيره ،مطرح شد و به موفقيت هاي چشمگيري در کاهش هزينه ها بويژه در مرحله اجرا ،انجاميد.در حال حاضر ، براساس قوانين مصوب در ايالات متحده ،تمامي سازمان هاي اجرايي وابسته به دولت ،ملزم به ايجاد و به کارگيري روش هاي موثرمهندسي ارزش در پروژه هايي هستند که با سرمايه اي بيش از يک ميليون دلار انجام مي گيرد.
با توجه به مطالب فوق ،لزوم اعمال مهندسي ارزش در پروژه هاي عمراني و سرمايه بر،احساس مي شود.اين تکنيک ،ابتدا آناليز ارزش ناميده شد، اما بعد ها به نام هاي ديگري مانند ((مديريت ارزش )) ،((بهبود ارزش ))، ((کنترل ارزش)) و ((خريد ارزش )) نامگذاري شد.نيروي دريايي امريکا اين نام را به ((مهندسي ارزش )) تغيير داد تا بربخش مهندسي اين شيوه تأکيد شود. با وجود تغيير نام ،هدف مهندسي ارزش همانند قبل باقي ماند و آن ،((ايجاد کنترل براي مجموع هزينه ها در زمينه محصول /خدمات در طول عمر محصول ، بدون فدا شدن کيفيت و کاهش قابليت اطمينان خدمات / محصول است .))
اين واقعيت که هزينه هاي غيرضروري ،معمولاً در محصول و فرايند وجود دارد ،نکته اي قابل تأمل است .ميلز نتيجه گرفت که هزينه هاي غير ضروري ،معمولاً ممکن است به علل مختلف تحميل شوند که هم آنها عبارتند از:کمبود زمان کافي براي طراحي ،کمبود اطلاعات ،کمبود ايده و پيش داوري هاي منفي ،کمبود تجربه ،ضعف روابط انساني ، چندمفهومي بودن ، طراحي نادرست و تخمين بالاتر از حد نياز.
روش مديريت ارزش ،سازمان را قادر به رقابت موثر و کارا در بازار خواهد کرد زيرا سازمان مي تواند با به کارگيري مهندسي ارزش به اهداف زير دست يابد:کاهش هزينه ، افزايش سود، بهبود کيفيت ،افزايش سهام بازار ، انجام کار در زمان کوتاه تر و استفاده کاراتر از منابع .
ملاحظه مي شود که براي به ثمر رسيدن اهداف ياد شده ،بايد فرايندي مناسب وجود داشته باشد و به تحقق آنها با نگرش مقطعي نبايد نگريست .لذا ضرورت نگرش سيستمي به کار و برنامه هاي اجرايي آن بشدت احساس مي شود.هر سازماني مي بايستي در کنار کاهش هزينه بهبود کيفيت ،مسئله افزايش سود ، زمان کمتر ، تخصيص بهينه منابع و غيره را مدنظر داشته باشد. به همين علت به سيستمي نياز دارد که ارتباط سيال بين عوامل را برقرار ساخته و فرايند ارتباطات را مد نظر بگيرد .اين فرايند که چرخه اي يک طرفه نيست ،بهترين مدل براي نمايش سيستم مهندسي يا مديريت ارزش بوده ودر قالب نمودار جريان داده ها (DFD) عرضه
مي شود که خواستگاه آن فناوري اطلاعات است .اگر بتوان مهندسي ارزش را به کمک DFD نمايش داد، چگونگي ارتباطات اجزاي اصلي و فرعي سيستم و آنچه که بين اجزاي آن جاري مي شود، به سهولت قابل پيگيري خواهد بود.
روش تحليل عملکرد سيستم ، روشي نموداري است که روابط تمامي عملکردهاي تعيين شده را مشخص مي سازد.اين روش به صورت متوالي و منطقي ، تمامي عملکرد ها را مشخص کرده و ارتباط ، وابستگي و اولويت هاي مربوط به آنها را نشان مي دهد.
واژه هاي کليدي در مهندسي ارزش
ارزش: اين واژه براي مفاهيم مختلفي به کار رفته و ممکن است با قيمت پولي و يا هزينه ، اشتباه شود.يک محصول اگر نيازهاي کامل خريد را (درارتباط با همان محصول ) برآورده نکند،فاقد ارزش متناسب با قيمت خود است.ارزش يک محصول از ديدگاه فروشنده و خريدار متفاوت است و حتي ممکن است استفاده کننده هاي مختلف ،در مورد مفهوم آن اختلاف نظر داشته باشند. مثلاً ، ارزش يک پيچ گوشتي ازديد يک مکانيک و يک خانم خانه دار متفاوت است.
معمولاً هنگام بحث از ارزش ،هفت سطح متفاوت ديده مي شود که عبارتند از :
۱٫ اقتصادي
۲٫ اخلاقي
۳٫ اجتماعي
۴٫ مذهبي
۵٫ قضايي
۶٫ زيبايي شناختي
مهندسي ارزش معمولاً مربوط به ارزش اقتصادي و اين چنين تعريف مي شود:
((کمترين هزينه براي فراهم کردن وظيفه /خدمت مورد نياز در زمان و مکان مطلوب و با کيفيت مورد نظر)) در ساده ترين شکل ،ارزش برابر است با بها تقسيم بر هزينه.
بها: تعريف فرهنگ لغت از بها چنين است :ارزش ،چيزي است که با کيفيت و يا اعتباري که همراه خود دارد ،اندازه گيري مي شود به بياني ديگر ،((کمترين هزينه اي که به وسيله آن ،عملکرد اساسي يک جزءکاري ،قابل دسترسي است.)) بها متفاوت با هزينه (به عنوان کميتي در واحد زمان) است .تحليل ارزش ، باشناسايي کارکرد محصول /خدمت و اندازه گيري مقبوليت کارکرد آن براي استفاده کننده ،ادامه مي يابد.اين عمل مي تواند با جمع آوري داده هاي آماري و اعتبارسنجي آن با پاسخ گويي به سوال هاي زير از ديد مصرف کننده حاصل شود:
- هزينه دستيابي به اين کارکرد با طراحي کنوني چه ميزان است ؟
- به نظر شما ،با توجه به عملکرد اين کارکرد ،هزينه آن بايد چه مقدار باشد؟
- هزينه دستيابي به اين کارکرد ، در صورت وجود مورد جايگزيني ،چه مقدار است ؟
هزينه : هزينه نيازمند تعيين دقيق بوده و عبارت است از مجموع نيروي انساني ،مواد ، نگهداري و هزينه هاي غير مستقيم مورد نياز براي توليد يک محصول و نگهداري آن در طول عمر محصول گرفته ميشود .به بياني ديگر ، هزينه براي طول عمر يک محصول يا خدمات مدنظر است .
زمان به کار گيري مهندسي ارزش
محدوده کار مهندسي ارزش به اندازه و پيچيدگي پروژه بستگي دارد.بالاترين ميزان بازگشت زماني انجام ميگيرد که در اولين مرحله از عمر پروژه قرار داريم .در واقع ،اجراي مهندسي ارزش در مرحله اوليه طراحي ،بسيار موثر است زيرا نظريه هاي هنوز داراي حالت مفاهيم بوده و عملياتي نشده اند. در اين مرحله کارفرما و طراح در تصميمات خود انعطاف پذيري بيشتري دارند و تغييرات ، آثار سوء کمتري بربرنامه زمان بندي پروژه مي گذارند. در اين مرحله ، کارفرما و مشاور در حال بررسي بودجه پروژه بوده و مطالعه مهندسي ارزش مي تواند قبل از تصويب بودجه نهايي در شناسايي عناصر هزينه بر ، موثر باشد.مطالعات مهندسي ارزش براي پروژه هاي ساخت ، زماني انجام ميگيرد که حدود ۳۰ درصد ازطراحي محصول صورت گرفته باشد.به بياني ديگر ، هر نوع طراحي نيمه تمام را بايد مهندسي ارزش کرد.اجراي مهندسي ارزش ، قبل از اتخاذ تصميمات مهم در طراحي ، توصيه مي شود زيرا بيشترين تأثير را بر هزينه دارد.
هر پروژه ، معمول ۵ مرحله توسعه دارد که عبارتند از :
۱٫ فرموله کردن مفاهيم (مشخص کردن عملکرد)
۲٫ طراحي اوليه
۳٫ طراحي نهايي
۴٫ ساخت
۵٫ عمليات
مرحله فرموله کردن مفاهيم : هدف اين مرحله ، تبديل (ترجمه ) نيازمندي هاي کلي (عمومي ) به مشخصات عملکردي است .در بيشتر موارد، تصوير کلي پروژه نهايي ، شناخته مي ماند . به بياني ديگر تصميمات ،هنوز نامشخص هستند.تلاش مهندسي ارزش در اين مرحله تهيه ورودي براي نيل به کارکردها به نحوي است که با کمترين هزينه انجام شوند.
مرحله طراحي اوليه :در اين مرحله ،مفاهيم تعريف و مشخصات طراحي شروع شده و اطلاعات جزئي و کافي براي بيان تمامي عوامل کمي وهزينهبرنامه ها ، ارائه شده است.اکنون زمان مناسبي براي پرسش از خصوصيات عملکرد و اصلاح آنها (درصورت لزوم ) است.مطالعه مهندسي ارزش که نيازمند تحليل ،خصوصيات فني و طراحي وظايف است ،مي تواند معطوف به گزينه هاي جايگزين مشخص و پيشنهاد براي بهبود ارزش باشد.
مرحله طراحي نهايي :در اين مرحله ،جزئيات مشخصات طراحي ،فرموله شده و برنامه ريزي ها صورت گرفته اند.تلاش مهندسي ارزش در اين مرحله ،معمولا ً محدود به حذف جزئيات مرتبط با محدوديتهاي غيرضروري و زائد است .طراحي مجدد معمولاً در اين مرحله نمي تواند به صورت موثر و اقتصادي انجام گيرد، مگر اينکه پتانسيل صرفه جويي طول عمر محصول ، به اندازه کافي براي تعديل هزينه ها بزرگ باشد.
مرحله ساخت :اين مرحله ، مهندسي ارزش براي بازبيني مشخصات نيازمندي هاي قراردادي و سفارش در تغييرات ، به کار ميرود .زماني که تغيير در سفارشات تمايل به افزايش هزينه هاي قراداد دارد، تحليل ارزش را بايد براي تسهيل در يافتن راه حلهاي با هزينه کمتر و جلوگير از افزايش عملکرد غير ضروري ، اعمال کرد.
مرحله عمليات و نگهداري : مطالعه مهندسي ارزش در اين مرحله ، به عنوان فرصتي براي ايجاد تغيير پيشنهاد ميشود که در مراحل قبل مقدور نبوده اند(شايد ناشي از کمبود زمان و يا ديگر محدوديت ها باشد). نتايج مطالعه مهندسي ارزش در اين مرحله ، صرفه جويي هزينه با توسعه طول عمر آن از طريق استفاده از مواد جديد ، فرايند/ يا طراحي ،کاهش هزينه تعميرات ،صرفه جويي در انرژي و ديگر هزينه هاي عملياتي است.
اجراي مهندسي ارزش براي يافتن پاسخ اين پرسش است که چه راه حل ديگري ، کارکرد مورد نظر ،فرايند ، محصول و يا اجراي آن را با هزينه کمتري محقق مي سازد؟ بنابراين ، هرچه از زمان عمر پروژه بگذرد ، از پتانسيل کاهش هزينه کاسته مي شود. به طور کلي ، تيم طراحي بيشترين تأثير را بر صرفه جويي هزينه ميگذارد.
مراحل اجراي مهندسي ارزش
براساس تعاريف وبرداشت هاي موجود از مهندسي ارزش ، برنامه هاي کاري متفاوتي براي آن ارائه شده است.براي مطالعه فرايند اجراي مهندسي ارزش ، روش بيان شده توسط SAVE را پي خواهيم گرفت. طرح ريزي اين روش به نحوي است که تحليل موثر و کاراي پروژه را فراهم ساخته و توسط حداکثر تعداد راهکارهاي لازم براي نيل به کارکرد مورد نياز پروژه را در دسترس مي گذارد. اين روش شامل ۳ مرحله اصلي زير است:
۱٫ مرحله پيش مطالعه
۲٫ مرحله مطالعه
۳٫ مرحله فرامطالعه
در مرحله پيش مطالعه که به آن مرحله طوفان فکري هم گفته مي شود، داوري در مورد هر يک از ايده ها ، تا مرحله بعدي به تعويق انداخته مي شود. گفتني است که هيچ ايده اي بد نيست و جريان آزاد تفکرات و ايده ها بدون انتقاد از هر ايده ، بايد وجود داشته باشد. هرچه راهکارهاي بيشتري ارائه شود، احتمال بيشتري براي توسعه راه حل بهتر و برجسته تر وجود خواهد داشت. ادبيات مهندسي ارزش در اين مرحله ، براي ارائه ايده جديد، پرسش هاي زير را پيشنهاد مي کند:
- آيا اين عملکرد را مي توان به کلي حذف کرد؟
- آيا بخشي از اين عملکرد را مي توان حذف کرد؟
- آيا تکراري وجود دارد؟
- آيا تعداد طول هاي مختلف ، رنگها يا تنوع آنها را مي توان کاهش داد؟
- آيا مي توان يک بخش را به صورت استاندارد به کار برد؟
- آيا اين بخش ، کاري بيش از وظيفه مورد انتظار، ارائه مي دهد؟
- آيا هزينه مواد به کار رفته را مي توان کاهش داد؟
براي موفقيت در اين مرحله دو بخش کليدي وجود دارد:
۱٫ هدف از اين مرحله ، يافتن راه هاي ممکن براي طراحي پروژه نيست بلکه توسعه راهکارهاي انجام کارکرد انتخاب شده توسط مطالعه ، مدنظر است.
۲٫ براي نيل به ايده هاي جديد ، فرايند ذهني با تجارب گذشته ترکيب مي شود.هدف از يافتن ترکيبات جديد ، دستيابي به کارکردهاي مطلوب با هزينه کمتر و بهبود عملکرد است.
مرحله ارزيابي : طي اين مرحله ،ايده هاي توليد شده در مرحله قبلي (مرحله ايجاد يا تفکر و تعمق ) تحليل شده و ايد هاي مناسب براي بسط بيشتر، انتخاب مي شوند.هدف اين مرحله ، ارزيابي راهکارهاي پيشنهاد شده ، حذف ايده هاي نامناسب و انتخاب بهترين گزينه است .براي کمک به ارزيابي يک ايده ،فهرستي از پرسش هاي زير ارائه ميشود که با ارزيابي پاسخها ي آنها ،قضاوت در باره هريک از ايده ها ساده تر خواهد شد:
- آيا اين ايده عمل خواهد کرد؟
- آيا اين ايده مي تواند با ديگر ايده ها ترکيب يا تعديل شود؟
- پتانسيل صرفه جويي اين ايده چه مقدار است ؟
- احتمال ا جراي اين ايده چقدر است ؟
- اين ايده ممکن است برچه بخش هايي اثر بگذارد ؟
- اين ايده ممکن است برچه کسي اثر بگذارد؟
- آيا اين ايده ، ايجاد تغييرات آتي را آسان تر يا دشوارتر خواهد کرد؟
- آيا اين ايده ، تمامي خواسته هاي استفاد کننده را برآورده خواهد کرد؟
مرحله توسعه : هدف اين مرحله ،مهيا کردن بهترين گزينه براي بهبود ارزش ايده انتخاب شده در مرحله قبل است .ارزيابي کامل راهکارهاي باقيمانده و جزئياتي ويژه همچون : هزينه کارفرمايي ، امکان اجرا و اثر آن بر ديگر بخش هاي پروژه ، در اين مرحله انجام مي شود.در مرحله توسعه ،انتظار مي رود که تيم به طور کامل ايده هاي انتخاب شده را توسعه داده و اطلاعات واقعي و عملي را در مورد هر ايده ارده دهد .اين اطلاعات مي بايستي شامل بخش هاي فني ،هزينه و برنامه ريزي اطلاعات بوده و درحدي باشند که طراح و کارفرماي پروژه قادر به ارزيابي اجراي آن باشد.
اطلاعات هر گزينه پيشنهادي ، معمولاً بايد شامل موارد ذيل باشد:
- توصيف و شرح طراحي قبل و گزينه هاي پيشنهادي
- دادهاي هزينه و عملکرد که نشان دهنده اختلاف بين طراحي عمي (قبل ) و طراحي پيشنهادي باشد.
- مقايسه هزينه طول عمر ،شامل عزينه عملياتي و …
- برنامه اثرات وبازخورد داده هاي فني
پس از لحاظ اين موارد ، تيم بايد بهترين ايده را تعيين کند.
مرحله ارائه : هدف از اين مرحله ، دستيابي به توافق و ايجاد تعهد براي طراح و کارفرماي پروژه در زمينه اجراي پيشنهاد است .طي مرحله اي ارائه ، تيم گزارشي مکتوب در مورد بهترين گزينه (ها ) تدوين کرده و طرح عملياتي براي ضمانت اجرايي گزينه انتخاب شده را ارائه مي دهد.سپس ، مراحل تصويب آن را براي جلب نظر مسئول مربوطه ، طي ميکند.
گزارش معمولاً مي بايستي منعکس کننده پيشنهادي باشد که شامل : مباحث لازم در زمينه عدم مغايرت عملکرد با اثر مورد نظر (قابليت اجرا) وجود اطلاعات في و پشتيباني تکميل شده و صحيح و نيز مبتني بودن پنانسيل صرفه جويي بر تحليل هزينه و بهينه بودن تغييرات است .معمولاً همراه با گزارش مکتوب،ارائه شفاهي صورت ميگ يرد.بيان شفاهي گزارش مي تواند مبناي قبول پيشنهاد باشد.
فرا مطالعه :هدف از اين بخش که گاهي بخش اجرا نيز ناميده مي شود. اجراي توصيه هايي است که به عنوان مهندسي ارزش مورد تأييد قرار گرفته و در زمان بندي طرح نهايي لحاظ مي شوند. در اين مرحله ، نظريه ها ميتوانند واقعي شوند.کارفرما معمولاً اجراي ايده انتخاب شده و خلاصه اهداف گزارش را پيگيري مي کند.
